We hebben de berekening van de herkenningsscore aangepast voor situaties waarin de optie ‘Template bepaalt totaalbedrag incl. btw van de boeking’ is ingeschakeld.

Wanneer dit vinkje actief is, wordt het totaalbedrag niet bepaald door het herkenningsmodel van Zenvoices, maar door de logica in het boekingstemplate. Het bedrag kan bijvoorbeeld:

In deze situaties is de herkenningsscore van Zenvoices voor de totaalbedragen niet langer representatief. Door deze scores uit te sluiten ontstaat een nauwkeuriger beeld van de daadwerkelijke herkenningskwaliteit van de boeking.

We hebben de tijdlijn nu ook toegevoegd aan het wijzigingsscherm van een boeking. Hierdoor is eenvoudig inzichtelijk welke wijzigingen zijn doorgevoerd, door wie deze zijn uitgevoerd en op welk moment dit heeft plaatsgevonden. Voorheen was deze informatie alleen te raadplegen via 'Details raadplegen'.

Hierdoor heb je tijdens het verwerken meer inzicht in hoe een boeking tot stand is gekomen en welke automatiseringsregels zijn toegepast.

Zenvoices bestaat dit jaar 10 jaar. Dat betekent dat de eerste boekingen nu de contractuele bewaartermijn van 10 jaar bereiken en er dus voor het eerst boekingen automatisch verwijderd gaan worden.

De verwijderdatum wordt bepaald op basis van de factuurdatum + 10 jaar, waarbij de datum wordt afgerond naar het begin van het daaropvolgende jaar.

Om gebruikers meer inzicht te geven in de levenscyclus van een boeking, is de geplande verwijderdatum nu zichtbaar:

Hierdoor is altijd duidelijk wanneer een boeking automatisch wordt verwijderd.

Boekingen die via deze functionaliteit worden verwijderd, worden . De prullenbak wordt hierbij overgeslagen, waardoor de boeking niet meer kan worden hersteld na verwijdering.

Door automatische opschoning van boekingen die buiten de bewaartermijn vallen, blijft de administratie voldoen aan de afgesproken bewaartermijnen en wordt onnodige opslag van historische gegevens voorkomen.

Om dubbele relaties te voorkomen, wordt voortaan een waarschuwing getoond wanneer je een nieuwe relatie aanmaakt en het KvK-nummer, IBAN of btw-nummer al voorkomt bij een bestaande relatie.

Hierdoor kun je direct controleren of de relatie al aanwezig is en voorkom je onbedoelde duplicaten in je administratie.

Het onderdeel Relaties is verplaatst binnen het beheermenu.

Deze wijziging maakt het beheer van relaties beter toegankelijk en zorgt voor een logischere indeling van de beheeromgeving.

Binnen boekingstemplates is het nu mogelijk om de volgende velden van een boeking te vullen met:

Dit geldt voor de volgende velden:

*: het overschrijven van het totaalbedrag inclusief btw is alleen mogelijk wanneer de instelling 'Template bepaalt totaal bedrag incl. btw van de boeking' is ingeschakeld in de boekingstemplate.

geldt nu dat velden die via een boekingstemplate niet worden overgenomen uit de herkende gegevens, niet langer worden meegenomen in de berekening van de herkenningsscore. Hierdoor geeft de herkenningsscore een nauwkeuriger beeld van de daadwerkelijk relevante herkende gegevens.

Visma AccountView ondersteunt maximaal 12 tekens in het veld voor het factuurnummer. Met deze functionaliteit kan het herkende factuurnummer automatisch aan de voor- of achterkant worden afgekapt zodat het binnen deze limiet past.

Wil je bij bonnen naast de herkende datum ook de tijd of een transactie-ID in het factuurnummerveld opnemen? Laat deze gegevens dan herkennen via een eigen herkenningsveld en vul ze automatisch in het factuurnummerveld.

Het opzetten en beheren van boekingslogica is eenvoudiger geworden. In , en verschillende is nu de nieuwe operator ‘Is één van’ beschikbaar.

Praktisch voorbeeld: voorheen moest je meerdere artikelnummers één voor één toevoegen als losse voorwaarden binnen een boekingstemplate. Met ‘Is één van’ voeg je alle artikelnummers in één keer toe en beheer je ze centraal.

Deze verbetering bespaart tijd en maakt het beheer van boekingstemplates, automatiseringsregels en autorisatievoorwaarden een stuk efficiënter.

Bij het aanmaken van een nieuwe administratie is het nu mogelijk om een bestaande administratie als sjabloon te gebruiken. Hierdoor kunnen instellingen automatisch worden overgenomen, waardoor nieuwe administraties sneller en consistenter ingericht kunnen worden.

De volgende instellingen kunnen worden overgenomen:

Door een bestaande administratie als sjabloon te selecteren, wordt de configuratie automatisch toegepast op de nieuwe administratie(s).

Daarnaast is deze functionaliteit ook beschikbaar gemaakt via de Public API, zodat het aanmaken van administraties met overgenomen instellingen geautomatiseerd kan worden.

Om meer controle te bieden over verwijderde documenten, is er nu een prullenbak voor boekingen beschikbaar.

Wanneer een boeking wordt verwijderd, wordt deze eerst naar de prullenbak verplaatst en daar 30 dagen bewaard. Na deze periode wordt de boeking definitief verwijderd. Net als bij Uploaden & Inlezen kunnen verwijderde documenten binnen deze termijn worden hersteld.

Voor het herstellen van verwijderde boekingen is een nieuw gebruikersrecht toegevoegd.

Zowel op de tijdlijn als in het prullenbakoverzicht is zichtbaar:

Verwijderde boekingen kunnen niet meer worden gewijzigd, maar blijven gedurende de bewaartermijn wel volledig inzichtelijk en kunnen nog worden bekeken.

Het is nu mogelijk om per relatie te configureren welke eigen herkenningsvelden worden gebruikt bij het matchen van bestellingen.

Naast de standaard matchvelden kunnen voortaan één of meerdere eigen herkenningsvelden worden geselecteerd. Hierdoor kan het bestelmatchingsproces beter worden afgestemd op de werkwijze en documentstructuur van individuele leveranciers of klanten.

Sommige leveranciers voegen extra leestekens toe aan het bestelnummer op de factuur, terwijl in het boekhoud- of ERP-pakket alleen het oorspronkelijke bestelnummer is vastgelegd. Hierdoor kon een automatische match voorheen mislukken. Door eigen herkenningsvelden te gebruiken bij het matchen, kunnen bestellingen nu nauwkeuriger worden gekoppeld aan binnenkomende facturen, wat leidt tot een hogere automatische matchgraad.